Schlumberger est le plus grand fournisseur mondial de services aux groupes pétroliers du monde entier avec 70 000 employés opérant dans 80 pays. L'intranet global de Schlumberger, « The Hub », est utilisé par des dizaines de milliers d'utilisateurs chaque jour et plusieurs milliers d'auteurs y contribuent. Le Hub fonctionne avec un CMS construit sur mesure au milieu des années 90 et contient aujourd'hui plusieurs centaines de milliers d'objets.
Le projet
K+A a travaillé avec l'équipe Knowledge Management de Schlumberger, pour mettre en place d'importants changements dans l'intranet général. Documentation et formation en ligne étaient attendus pour faire adopter ces changements par les milliers de contributeurs quotidiens de l'intranet.
Notre approche
Nous avons développé des outils de conduite du changement à trois niveaux :
- Démonstration en direct des nouvelles fonctionnalités via une conférence téléphonique et un partage d'écran
- Modules de formation en ligne respectant les standards du groupe dans le domaine
- Documentation complète pour une consultation sur papier ou en ligne
La solution
Nous avons fait des présentations en ligne du nouveau système éditorial aux principaux contributeurs. Pour toucher des contributeurs qui travaillent dans le monde entier, ces démos ont été présentées au moyen de conférences téléphoniques avec partage d'écran en ligne. Les démos ont été enregistrées sous forme de séquences FLASH, ainsi les contributeurs peuvent les revoir et les partager avec d'autres membres de leurs équipes.
Copie d'écran d'un module de formation en ligne
Nous avons développé un ensemble de modules de formation servant à initier les contributeurs aux fonctionnalités les plus utilisées de la nouvelle application. Ces modules de deux à trois minutes, produits sous forme d'animations FLASH avec un commentaire audio, sont devenu une partie obligatoire de la formation de tous les contributeurs du Hub.
Nous avons ensuite ajouté des modules de formation additionnels pour des nouvelles fonctionnalités comme la création de Blogs et Wikis, l'utilisation d'un fil RSS pour afficher des actualités, et les contributions hors connexion par courriel.
En parallèle, nous avons réécrit un manuel utilisateur complet, documentant toutes les fonctionnalités du système éditorial. Ce manuel est devenu une référence pour les contributeurs dans tout le groupe.
Le résultat
Le nouveau système éditorial a été largement adopté par l'ensemble de la communauté Schlumberger. Les formations en ligne sont utilisées pour initier les nouveaux arrivants au système en place.